Präambel
Die Quadriga Executive Search GmbH (kurz QES genannt) ist spezialisiert auf die Suche von qualifizierten Fach- und Führungskräften für Dritte. QES unterstützt und berät Unternehmen und andere Institutionen (Auftraggeber genannt) bei der Besetzung von Positionen (Vakanzen genannt), in erster Linie in den Berufsfeldern/Funktionsbereichen der Kommunikation (PR, Corporate Communications, IR) und Public Affairs.
Alle in dieser Regelung verwendeten Bezeichnungen für Personen sind sinngemäß sowohl für männliche als auch weibliche und diverse Personen (m/w/d) anzuwenden.
(1) Erteilung eines Suchauftrages
Ein Suchauftrag kommt durch eine Beauftragung auf Grundlage eines konkreten schriftlichen Angebots an den Auftraggeber zustande. Die Beauftragung kann auf allen üblichen Kommunikationswegen (Telefon, E-Mail) in mündlicher oder schriftlicher Form erfolgen.
(2) Arbeitsweise
Für eine professionelle und effiziente Unterstützung sind das Verständnis der Gesamtsituation und der Geschäftsziele des Auftragsgebers sowie eine genaue Kenntnis der mit der vakanten Position verbundenen Anforderungen zwingend erforderlich. Der Auftraggeber erläutert diese in einem Erstgespräch in objektiver und realistischer Weise und stellt QES ein Stellenprofil der Vakanz zur Verfügung, auf dessen Grundlage die Suche erfolgen soll. Das Stellenprofil kann auch aufgrund der Angaben des Auftraggebers von QES erarbeitet werden. Es bedarf dann einer Freigabe durch den Auftraggeber.
QES identifiziert in Frage kommende Personen, spricht diese an, prüft die fachliche und persönliche Eignung im Hinblick auf die Stellenanforderungen und präsentiert bei deren Interesse diese dem Auftraggeber per Bericht (Exposé). Der Auftraggeber entscheidet eigenständig, ob er Bewerber zu einem Vorstellungsgespräch einlädt.
Der konkrete Umfang des Suchauftrages wird vor Beginn der Suche zwischen Auftraggeber und QES festgelegt. Wird die Schaltung einer für den Auftraggeber kostenfreien Stellenanzeige angeboten, so überlässt der Auftraggeber QES die Bestimmung von Größe, Zeitpunkt und Fachmedium. Die Kosten für Anzeigenschaltung und Abwicklung liegen beim Auftraggeber.
QES führt die Interviews standardmäßig per Video. Werden auf Wunsch des Auftraggebers Interviews durch QES in Präsenz vereinbart, lädt QES nur solche Bewerber zum Gespräch ein, die eine hinreichende Übereinstimmung mit dem Anforderungsprofil bieten. In begründeten Einzelfällen kann QES auch Video-Interviews durchführen, die dann persönlichen gleichzusetzen sind (z.B. Einzelpersonen an weit entfernten Orten).
QES wird unmittelbar nach Auftragserteilung mit der Suche beginnen und diese nicht schuldhaft verzögern.
Weiterhin wird QES den Auftraggeber regelmäßig über den Stand des Suchprozesses informieren. Aus dem Prozess ausgeschiedene Bewerber werden von QES zeitnah informiert. Eine Begründung gegenüber den Bewerbern für deren Ausscheiden ist nicht zwingend vorgesehen.
(3) Mitwirkungspflichten des Auftraggebers
Der Auftraggeber verpflichtet sich, die Unterlagen der präsentierten Bewerber zeitnah zu prüfen und QES eine Rückmeldung zu geben. Er ist sich bewusst, dass für den Erfolg der Stellenbesetzung der zügige Fortgang des Auswahlprozesses von entscheidender Bedeutung ist und wird deshalb seine organisatorischen Abläufe darauf einstellen.
Der Auftraggeber informiert QES vor Beginn eines Suchauftrages mindestens über (a) interne Ansprechpartner für die Suche, (b) Grad der notwendigen Diskretion nach innen und außen sowie (c) Ausschluss bestimmter Firmen oder Personen bei der Ansprache (Blacklist). QES wird diese Anforderungen bei der Suche unbedingt berücksichtigen.
Bei Ablehnung von Bewerbern, die QES dem Auftraggeber vorgestellt hat, wird dieser QES zeitnah über die Gründe für seine Entscheidung informieren. Damit können die Erkenntnisse daraus bei weiteren Bewerbern berücksichtigt und ausgeschiedene Bewerber ggf. entsprechend benachrichtigt werden.
(4) Exklusivität
Wird QES mit einer Suche beauftragt, darf der Auftraggeber keine andere Personalberatung, in welcher Form auch immer, mit der Besetzung derselben Vakanz betrauen (Exklusivität). Bei Verstößen gegen diese Regelung ist QES zum sofortigen Abbruch der Suche berechtigt.
Schaltet der Auftraggeber für eine Vakanz Stellenanzeigen in Print- oder Online-Medien oder auf der eigenen Webseite, so stellt er sicher, dass die Bewerbungen direkt und ausschließlich QES zugehen.
QES wird einen dem Auftraggeber vorgestellten Bewerber bis zu einer endgültigen Entscheidung des Auftraggebers nicht gleichzeitig bei anderen Mandanten präsentieren, sofern der Fortgang der Suche nicht verzögert wurde (vgl. Punkt 3, Absatz 1).
(5) Vertraulichkeit
Die Wahrung eines hohen Grades an Vertraulichkeit ist eine wichtige Grundregel für die Direktsuche neuer Mitarbeitenden. Beide Seiten verpflichten sich zur vertraulichen Behandlung aller gegenseitigen Informationen.
QES wird alle Anforderungen des Auftraggebers im Hinblick auf Diskretion gegenüber Dritten (Mitbewerber, Kandidaten, Kunden, Mitarbeitende, etc.) unbedingt einhalten und keine vertraulichen Informationen an Dritte weitergeben. Der Auftraggeber versteht, dass QES auf der anderen Seite auch den Diskretionsbedürfnissen von Bewerbern Rechnung tragen wird und nur Unterlagen mit Zustimmung und Wissen der Bewerber weiterleitet.
Alle überlassenen Unterlagen von Bewerbern wird der Auftraggeber streng vertraulich behandeln und dabei sicherstellen, dass diese für unbefugte Dritte nicht zugänglich sind. Eine Weitergabe der Unterlagen an Dritte ist nur mit ausdrücklicher Zustimmung des Bewerbers erlaubt. Als unbefugte Dritte sind auch Mitarbeitende des Auftraggebers anzusehen, die nicht unmittelbar mit der Bewerberauswahl befasst sind.
(6) Rechtlicher Rahmen
Es besteht nur eine Vereinbarung zwischen dem Auftraggeber und SP. Von Bewerbern erhält QES im Zusammenhang mit einer Vermittlung keine Honorare. Auch wird QES keine Vereinbarungen mit Bewerbern schließen, die in irgendeiner Form den Interessen des Auftraggebers entgegenstehen. QES kann gegenüber Dritten (z.B. Bewerber) keine verbindlichen Erklärungen im Namen des Auftraggebers abgeben.
QES achtet im gesamten Such- und Auswahlprozess auf die Einhaltung von Bestimmungen des Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetzes (AGG), so dass ungerechtfertigte Benachteiligungen aufgrund der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität nicht erfolgen.
QES stellt sicher, dass in seinem Einflussbereich auch die übrigen rechtlichen Vorschriften, wie die Datenschutzgesetze des Bundes (DSGVO) und der Länder, des Wettbewerbsrechts, insbesondere des Gesetzes gegen den unlauteren Wettbewerb (UWG), eingehalten werden.
Personenbezogene Daten von abgelehnten Bewerbern dürfen entsprechend dem Bundesdatenschutzgesetz vom Auftraggeber ohne Zustimmung des Bewerbers nur so lange aufbewahrt werden, wie eine Anspruchsstellung nach dem AGG denkbar ist (sechs Monate nach Zugang der Absage beim Kandidaten).
(7) Gewährleistung
Durch langjährige Erfahrung und tiefer Durchdringung des Personalmarktes in den Bereichen Kommunikation und Marketing wird QES mit hoher Wahrscheinlichkeit in angemessener Zeit eine hinreichende Anzahl an Bewerbern präsentieren können und dadurch die Voraussetzungen für eine wunschgemäße Besetzung der Vakanz schaffen. Eine Garantie für eine Mindestanzahl an Bewerbern oder die Besetzung innerhalb eines bestimmten Zeitraumes kann QES nicht abgeben.
QES erstellt Unterlagen (Exposés) über Bewerber mit größter Sorgfalt nach bestem Wissen und Gewissen. Für die Richtigkeit und Vollständigkeit der Angaben und das spätere Eintreffen aller Eigenschaften und Zusagen wird keine Gewähr übernommen.
Der Auftraggeber trifft die Entscheidung über die Einstellung eines Bewerbers selbstständig und nach eigener eingehender Prüfung. QES kann nicht für Schäden des Auftraggebers im Zusammenhang mit einer Einstellung haftbar gemacht werden.
QES kann nicht die Dauer eines Anstellungsverhältnisses garantieren. QES haftet lediglich für Schäden, die durch vorsätzliche oder grob fahrlässige Verletzung von Pflichten entstehen bis zur Höhe der vom Auftraggeber für die entsprechende Vakanz bezahlten Honorare.
(8) Dauer und Beendigung eines Suchauftrages
QES sucht üblicherweise vier Monate lang. Ein Suchauftrag gilt als abgeschlossen, sobald
- ein Bewerber mit dem Auftraggeber eine Vereinbarung über eine Zusammenarbeit (Festanstellung, Freie Tätigkeit, Kooperation, Teilzeitarbeit) mit einer Dauer von mehr als vier Wochen unterzeichnet (nachfolgend Besetzung genannt) oder
- der Auftraggeber den Suchauftrag storniert oder
- QES den Suchauftrag storniert.
Die Stornierung durch den Auftraggeber kann jederzeit und ohne Angabe von Gründen erfolgen. Dies ist auch mündlich oder durch konkludentes Handeln möglich. QES hat für alle bis zum Zeitpunkt der Kündigung erbrachten Leistungen und ggf. für spätere Einstellungen von Bewerbern, die durch QES vorgestellt wurden, einen Anspruch auf Honorare entsprechend Punkt (9).
QES kann den Suchauftrag nur in den folgenden Fällen stornieren bzw. abbrechen:
- Verletzung der vereinbarten Exklusivität (vgl. Punkt 4) oder
- dauerhafte Nichtmitwirkung des Auftraggebers am Fortschritt des Rekrutierungsprozesses (vgl. Punkt 3) trotz zweimaliger schriftlicher Erinnerung oder
- maßgebliche Änderung des ursprünglichen Stellenprofils durch den Auftraggeber (vgl. Punkt 15) ohne dass über den dadurch anfallenden Mehraufwand von QES eine einvernehmliche Regelung gefunden wird oder
- Unterbrechung des Suchprozesses durch den Auftraggeber für die Dauer von mehr als zwei Monaten oder
- irreführende Angaben des Auftraggebers über das Unternehmen oder die Vakanz, die bei Bewerbern einen falschen Eindruck erwecken und entweder nicht korrigiert werden dürfen oder geeignet sind, für QES einen Reputationsschaden bei Bewerbern zu verursachen oder (j) Zahlungsverzug trotz zweimaliger Erinnerung.
Das Recht einer Kündigung nach § 627 BGB bleibt unberührt.
(9) Honoraranspruch
Höhe und Umfang des Honoraranspruchs von QES ergeben sich aus dem Angebot und Leistungsumfang der Suche. Wird nichts anderes vereinbart, so hat QES im Rahmen eines Suchauftrages Anspruch auf ein Gesamthonorar, das in den folgenden drei Stufen zu je einem Drittel fällig wird:
- Auftragshonorar: bei Erteilung des Auftrages;
- Präsentationshonorar: ab einer relevanten Anzahl an Bewerbern, mit denen der Auftraggeber Gespräche (persönlich, digital oder telefonisch) führt;
- Stellenbesetzungshonorar: bei Unterzeichnung einer Vereinbarung über eine Zusammenarbeit entsprechend Punkt (8) Abs (a).
Spätestens mit dem Stellenbesetzungshonorar (Stufe 3) sind alle Honorare der Stufen 1 und 2 sowie alle bei dieser Suche eventuell angefallenen Reisekosten fällig.
Bei Stornierung einer Direktsuche durch den Auftraggeber oder QES sind jeweils 50% des Honorars aller noch nicht berechneten Honorarstufen fällig.
Erfolgt die Stornierung aufgrund der unter Punkt 8 beschriebenen Fälle (e) bis (j), so ist mindestens die Hälfte des noch ausstehenden Gesamthonorars fällig. Das Präsentationshonorar der Stufe (2) ist dabei in voller Höhe zu berücksichtigen, wenn QES zum Zeitpunkt des Abbruchs dem Auftraggeber bereits mindestens zwei Bewerber präsentiert hat, die dem Anforderungsprofil entsprechen und wechselbereit sind.
QES ist berechtigt, die Rechnung in elektronischer Form zu stellen.
Alle Honorare verstehen sich netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Sie sind ohne Abzug innerhalb von 14 Tagen nach Rechnungsdatum zur Zahlung fällig. Fällige Honorare können vom Auftraggeber nur bei nachgewiesener grober Verletzung der Pflichten durch QES zurückgefordert werden.
(10) Mehrfachbesetzungen
Erhalten mehrere durch QES vorgestellte Bewerber einen Vertrag zur Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber oder einem mit ihm verbundenen Unternehmen (Mehrfachbesetzung), so hat QES gegenüber dem Auftraggeber einen zusätzlichen Anspruch in Höhe von 60% des vereinbarten Stellenbesetzungshonorars (nach Punkt (9) Abs. 3 für jede zusätzliche Besetzung.
Hat der Auftraggeber oder ein verbundenes Unternehmen auf Grundlage eines Suchauftrags bereits zwei Vakanzen besetzt, auf die QES Anspruch auf Stellenbesetzungshonorare hat, so kann QES den Suchauftrag beenden, ungeachtet, ob die beiden Bewerber dem ursprünglichen Stellenprofil exakt entsprachen.
(11) Reisekosten und sonstige Aufwendungen
Werden auf Wunsch des Kunden Interviews in Präsenz vereinbart, hat QES Anspruch auf Erstattung der im Rahmen des Suchauftrages entstandenen eigenen Reisekosten. Der Umfang sowie die Verkehrsmittel und Reiseklassen etc. werden im Angebot bzw. der Vereinbarung zu der jeweiligen Vakanz beschrieben. Dabei verpflichtet sich QES zur Optimierung der Reiseplanung hinsichtlich Effizienz und Kosten. Wurden für Flugreisen preisgünstige Spartarife vereinbart, so trägt der Auftraggeber eventuell anfallende Umbuchungs- oder Stornierungsgebühren, die aufgrund kurzfristig notwendiger Reiseplanänderungen durch Dritte (z.B. Kandidaten, Airlines) anfallen.
Die Reisen, die im Rahmen eines Suchauftrages stattfinden, werden von QES in eigenem Namen und auf eigene Rechnung durchgeführt und netto, zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer, von QES an den Auftraggeber weiterbelastet.
Eine gesonderte Abstimmung einzelner Reisen mit dem Auftraggeber ist, sofern nichts anderes vereinbart wurde, nicht erforderlich.
Machen Bewerber Reisekosten für Vorstellungsgespräche gegenüber QES geltend, so sind diese immer vom Auftraggeber zu tragen. Grundlage dafür sind die Reiserichtlinien des Auftraggebers, mindestens jedoch die Kosten für eine Bahnfahrt 2. Klasse. QES macht die Bewerber im Vorfeld auf diese Regelung aufmerksam. Die Abrechnung von Reisekosten für Gespräche mit dem Auftraggeber erfolgt direkt zwischen Bewerbern und Auftraggeber, sofern nichts anderes vereinbart wurde.
Werden Reisekosten von QES mit dem Auftraggeber über eine Pauschale abgerechnet, so gilt diese zeitlich und umfänglich eingeschränkt. Vorbehaltlich einer abweichenden Regelung endet die Pauschalierung automatisch entweder (a) nach Ablauf von vier Monaten oder (b) nachdem QES nachweislich zehn persönliche Interviews pro Suchmandat geführt hat.
Aufwendungen für Spesen, Kandidatenbewirtung, Kommunikation, externe Räumlichkeiten (Tagesbüros), Dokumentation und Projektkoordination sind grundsätzlich zusätzlich zu den vereinbarten Honoraren vom Auftraggeber zu tragen und werden entsprechend der angefallenen Kosten in Rechnung gestellt. Bei der Ermittlung von Stundenhonoraren (falls für Sonderleistungen vereinbart) wird die Reisezeit nur zu einem Drittel berücksichtigt. Reisekosten und Stundenhonorare werden nach Anfall fällig.
(12) Frühzeitige Beendigung des Anstellungsverhältnisses
Falls das Anstellungsverhältnis mit einem durch QES vermittelten Mitarbeitenden, für den der Auftraggeber ein volles Stellenbesetzungshonorar bezahlt hat, vor Ablauf einer Frist von sechs zwölf Monaten – gerechnet vom Zeitpunkt des tatsächlichen Arbeitsantritts – rechtskräftig endet, wird QES ohne Anerkennung einer rechtlichen Verpflichtung auf der Grundlage des ursprünglichen Stellenprofils neue Bewerber präsentieren, sofern dies im Leistungsumfang des Angebots enthalten ist und der Auftraggeber dies wünscht. In diesem Falle ist kein Stellenbesetzungshonorar fällig, sobald es zum Abschluss eines neuen Anstellungsvertrages mit einem anderen Bewerber kommt. Die Zahlungspflicht entfällt, wenn der Bewerber bereits im ersten Suchprozess präsentiert oder in der engeren Auswahl war. Die erneute Kandidatenpräsentation erfolgt nur dann, wenn das Anstellungsverhältnis nicht aufgrund von Umständen endet, die der Auftraggeber zu vertreten hat – etwa durch strukturelle Änderungen oder ein abweichendes Stellenprofil.
Die Beauftragung der Nachbesetzung muss unverzüglich erfolgen, gerechnet ab dem Zeitpunkt, an dem der Auftraggeber von der Beendigung des Anstellungsverhältnisses Kenntnis erlangt hat.
Weicht das neue Stellenprofil von dem ursprünglichen ab, so gelten die Regelungen von Punkt 15 (Änderungen während der Suche).
Wird das Anstellungsverhältnis mit dem durch Nachbesetzung vermittelten Bewerber frühzeitig beendet, so ist eine neuerliche Nachbesetzung wie ein neuer Auftrag zu behandeln.
Kündigt Tritt der durch QES vermittelte Mitarbeitende vor Arbeitsantritt zurück, so wird QES ohne einen zusätzlichen Honoraranspruch erneut Kandidaten präsentieren.
(13) Überprüfung von Kandidaten / Einholung von Referenzen
Im Rahmen des Auswahlprozesses wird QES öffentlich zugängliche Informationen über Kandidaten aus allgemein zugänglichen Quellen (z. B. Internet, soziale Netzwerke) recherchieren und auswerten. Ziel ist es, ein umfassenderes Bild der beruflichen und öffentlichen Präsenz der Kandidaten zu gewinnen. Die Recherche erfolgt unter Beachtung der geltenden datenschutzrechtlichen Bestimmungen und beschränkt sich auf berufsrelevante Inhalte. QES wird den Kandidaten bei Bedarf bitten, einen oder mehrere Referenzgeber zu benennen. Der Auftraggeber ist sich darüber im Klaren, dass (a) ohne die Zustimmung des Kandidaten keine Referenzüberprüfung durchgeführt werden darf und (b) ein Referenzgeber über einen Bewerber – unbeschadet positiver Hinweise – nicht mehr sagen wird und darf, als er es in einem Zeugnis mitgeteilt hat oder mitteilen dürfte. Bewerber haben zudem ein Auskunftsrecht über den Inhalt der Referenz.
(14) Änderungen während der Suche
Wünscht der Auftraggeber während einer laufenden Suche eine Ausweitung des vereinbarten Leistungspaketes, so ist dies jederzeit möglich. Das Honorar wird entsprechend angepasst. Vom Auftraggeber bereits geleistete Zahlungen werden in voller Höhe angerechnet. Diese Regelungen gelten nicht in umgekehrter Richtung, wenn der Leistungsumfang nachträglich reduziert wird.
Ändert der Auftraggeber während einer laufenden Suche das Stellenprofil der Vakanz in maßgeblichem Umfang, so kann QES vom Vertrag zurücktreten oder einen angemessenen Aufwandersatz für die zusätzlich anfallende Arbeit verlangen, sofern bereits geleistete Arbeiten bei der geänderten Suche nicht oder nur in begrenztem Umfang verwendet werden können. Als maßgeblich gelten insbesondere Änderungen
- der Hierarchieebene oder
- von mehr als 10 % des Gehaltsrahmens oder
- des hauptsächlichen Arbeitsortes um mehr als 50 Kilometer oder
- der erforderlichen Vor-Ort-Präsenz (Reduzierung der mobilen bzw. Telearbeitszeit) oder
- des Berichtsweges an eine andere Funktion
- von mehr als einem wichtigen fachlichen Anforderungskriterium (z.B. zusätzliche Sprache, Umfang
Berufserfahrung oder Aufgabenspektrum, Führungsverantwortung)
(15) Ansprache von Mitarbeitern des Auftraggebers
QES verpflichtet sich, innerhalb von zwölf Monaten nach erfolgreicher Besetzung eines Suchauftrags keine aktiven Abwerbungsversuche gegenüber Mitarbeitenden des Auftraggebers zu unternehmen, die dem unmittelbaren organisatorischen Umfeld bzw. dem Unternehmensbereich der besetzten Position zuzuordnen sind. Bei stornierten oder abgebrochenen Suchen und bei Suchen ohne Auftragshonorar beträgt die Frist sechs Monate.
Mitarbeitende des Auftraggebers, für die an QES ein volles Stellenbesetzungshonorar bezahlt wurde, werden unbefristet von QES nicht mehr aktiv angesprochen.
(16) Geltungsbereich und Gerichtsstand
Diese Geschäftsbedingungen gelten für alle Suchaufträge, mit denen QES konkret beauftragt wird. Abweichende Regelungen müssen schriftlich vereinbart werden.
Mit der Erteilung eines Suchauftrages gelten diese Geschäftsbedingungen vom Auftraggeber ausdrücklich als akzeptiert.
QES nimmt nicht an einem Streitbeilegungsverfahren vor einer Verbraucherschlichtungsstelle teil. Gerichtsstand und Erfüllungsort ist Köln. Es gilt ausschließlich deutsches Recht.
(17) Salvatorische Klausel
Sollten einzelne Bestimmungen des Vertrages oder Teile davon unwirksam sein oder werden, wird hiervon die Gültigkeit der übrigen Vereinbarungen nicht berührt. Die ungültige Regelung ist im Sinne der ergänzenden Vertragsauslegung durch die gültige Regelung zu ersetzen, mit der der wirtschaftliche Zweck der ungültigen Bestimmung in bestmöglicher Weise erreicht wird.
Quadriga Executive Search GmbH • Werderscher Markt 13 • 10117 Berlin
Telefon +49 30 84859-341 • www.quadriga-search.eu
vertreten durch die Geschäftsführer Torben Werner
Handelsregister Amtsgericht Charlottenburg xxxxxx
